Vorbereitungen

Von dem ersten Gedanken bis zum Abschluss der Einführung eines Managementsystems können Monate oder Jahre vergehen, je nach Reifegrad und Akzeptanz des QM-Systems im Unternehmen. Lassen Sie sich daher auch genügend Spielraum für das Zertifizierungsaudit. Berücksichtigen Sie eventuelle Probe- oder Voraudits bei Ihrer Planung. Die Umsetzung der Erkenntnisse aus diesen „Generalproben“ benötigen einige Zeit bis sie wirksam werden.

Eine gute Vorbereitung im Unternehmen ist gekennzeichnet durch planvolle Schritte.

  • Information und Schulung der Mitarbeiter und Führungskräfte
    (Zweck des Audits, Ablauf, Inhalte, Aufbau des Managementsystems, Dokumentation, Pünktlichkeit etc.),
  • Zeitplanung des Audits vor Ort unter Einbeziehung aller zu Auditierenden
    (z.B. Abteilungsleiter oder Spezialisten für ein bestimmtes Fachgebiet, prinzipiell kann jeder Mitarbeiter in das Audit einbezogen und von den Zertifizierungsauditoren befragt werden); berücksichtigen Sie bitte auch genügend große Wechselzeiten (auch als Puffer),
  • Vorbereitung der notwendigen Infrastruktur
    (Besprechungsräume, Begehungen, Darstellungsmittel wie Flip Chart oder Beamer etc.),
  • Einteilung der Pausen- und Mittagszeiten
    (im Sinne einer zeitsparenden Unterbrechung des Audits, nicht im Sinne einer „besonderen Behandlung“ der Auditoren),
  • Kennenlernen der Auditoren,
  • Absprache des Auditablaufs und der Frageliste mit den Auditoren, dabei ggf. Reiseplanung
    (Transport und Übernachtung),
  • Legen Sie die relevante Dokumentation bereit und testen Sie die technischen Einrichtungen vor dem Audit.